【企業説明会】3つの開催方法・メリットのご紹介＆弊社のオンライン説明会事例
弊社バンケット部門では音響・照明・映像・演出の4つの柱で、ご披露宴やセミナー、イベント、式典など様々な場面のサポートをしております。
今回は映像分野から、映像配信（オンライン配信）による企業説明会についてのご紹介です。
コロナ禍となり、この2年で大人数が集まるイベントをはじめ、式典や講演会といった様々な催しの開催方法は多様になりました。
「企業説明会」もその一つです。
説明会に限らず、あらゆる場面で「オンライン」「リモート」などを取り入れた企業様も多いかと思います。
一方で、イベントなど少しずつ以前のような形でも開催されるようになってきて、情勢が日々変化する中、企業説明会の開催方法にお悩みの企業様もいらっしゃるのではないでしょうか？
開催にお困りの企業様、担当者様に向け、3つの開催形式とそれぞれのメリット、デメリット・注意点をまとめました。
あわせて実際の事例として、先日行われました弊社の企業説明会をご紹介させていただきます。
目次
企業説明会 3つの開催形式
コロナ禍以降、会場に多くの学生を集めての開催や合同説明会の実施などが難しくなり、映像配信を活用したオンライン企業説明会（Web企業説明会）という形を導入される企業様が多くなりました。
オンラインならではの利便性がある一方、対面にしかない良さもあり、悩みどころかと思います。
今回は大きく分けて次の3つの開催形式をご紹介いたします。
①リアル開催 ②オンライン開催 ③ハイブリッド開催
それぞれのメリット・デメリットを理解し、自社に合った形を選択するご参考になりましたら幸いです。
1．従来通りの「リアル開催」
参加者が会社や説明会場に直接足を運ぶ従来の方法。「現地開催」とも言えます。
■メリット
コロナ禍以前と変わらず、企業側はこれまでのノウハウで開催ができるので、「新しい方法を取り入れる」という意味での負担はありません。
また、会社や働く人の雰囲気を実際に見られる、対面で話を聞いたり質問したりできる、といった、オンラインの画面越しでは得られない良さがあります。
■デメリット
人が集まる場所への不安がある人にとっては参加しづらく、企業にとっても情勢によって開催が困難、躊躇われるような方法となってしまいました。
2．映像配信で行う「オンライン開催」
「オンライン企業説明会」「Web企業説明会」など企業によって呼び方は様々ですが、映像配信を利用した開催形式です。
また、その中でもリアルタイムで配信（生配信）する方法と、事前に録画・作成しておいた映像を配信する方法があります。
■メリット
会場で参加者を迎えるための準備が不要感染対策、受付や案内スタッフの配置、配布物や備品の用意といった手間とコストを省くことができます。
参加が簡単！手間や交通費がかからない
参加者にとって、移動を伴わないことは大きなメリットです。
移動時間と交通費がかからないほか、交通手段や会場への道順を調べる手間、場合によっては発生する宿泊の手配・費用もカットすることができます。
視聴環境、端末さえあれば手軽に参加でき、服装や持ち物などの準備にも余裕ができる為、その分企業研究に時間を使ったり、より多くの説明会に参加したりすることが可能になります。
より多くの人が参加できる
リアル開催の場合、会場のキャパシティによって参加できる人数が限られますが、オンラインならその制約がない為、定員を拡大したり上限をなくしたりすることが可能です。
手軽な点からもより多くの人に参加してもらいやすく、企業にとってはもちろん、参加のチャンスが広がる参加者にとっても、双方にメリットとなります。
2つの方法 ー それぞれのメリット
【事前録画・作成した映像を配信する場合】
配信用の動画を一度作ってしまえば、繰り返し開催することも可能ですし、参加者がいつでも都合のいいタイミングで視聴できるような形をとることもできます。
【リアルタイム配信の場合】
リアル開催と同じように、質疑応答などその場で企業と参加者のやりとりが可能です。
■デメリット・注意点
企業の生の雰囲気を感じることができない
現地に行かずに参加できるメリットの反面、画面越しの参加となりますので、会社や社員の雰囲気を直接知ることができないという点はデメリットになります。「場の空気が分かりづらく質問しづらい」といった声も聞かれます。
社内の雰囲気や働く人の様子が分かるような映像を取り入れる、質問しやすい進行を工夫するなど、カバーできるといいですね。
配信用機材、設定、通信環境等の準備が必要
企業側は、配信用PCをはじめ、必要に応じてカメラやスイッチャーなどの映像機器、マイクなど音響機器の用意が必要となります。
さらに、ZoomやYouTubeなど使用する配信プラットフォームのアカウントやURL発行といった準備も。
これらのオンライン開催のノウハウがない場合は、業者への外注を検討することもあり、業者選定や打ち合わせの手間、コストがかかってきます。
また、企業側、参加者側に共通して、安定して配信できる／視聴できる通信環境が必須となります。
「配信中に映像が乱れた」「音声が聞き取りづらかった」という残念な印象を参加者に与えないよう、企業側は特に事前の配信チェックがとても大切です。
＞＞自社で配信or外注 迷ったときのご参考に！
自社配信と配信業者利用 それぞれのメリットについてはこちら
＞＞外注することに決めたら…？
映像会社を選ぶ際のポイントはこちら
弊社では機材の手配から配信URL発行等の設定、そして当日の設営～本番中の配信管理まで一括で対応可能です。
業者利用をご検討の際はぜひお問い合わせください。
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3．おすすめ！リアル×配信「ハイブリッド開催」とは？
企業説明会の開催形式として、リアルとオンライン、それぞれのメリット＆デメリットをご紹介してきました。
そして、この二つを組み合わせたものが「ハイブリッド開催」です。「ハイブリッド配信」と呼ぶこともあります。
従来のように参加者を会場に招いて説明会を実施、同時にその模様を配信してオンラインでの参加も可能という方法です。
■メリット
双方のメリットが得られ、デメリットをカバーできる！
⇒参加者は希望に合った参加方法が選べる
既述したように、リアルとオンラインそれぞれにメリットがあり、デメリットや注意点があります。
当然参加者にも各々の事情や好みがありますので、希望に合った参加方法が選べることが「ハイブリッド開催」の最大のポイントです！
「会社の雰囲気を見たい」「対面で自己アピールをしたい」「適した視聴環境がない」などリアルで参加したい人。
「自宅から手軽に参加したい」「時間を有効活用したい」「感染対策面で安心な方法を希望する」などオンラインで参加したい人。
どちらの需要にも応えることができます。
参加者の満足に加え、企業にとってもより多くの人の参加が見込め、大きなメリットとなります。
■デメリット・注意点
リアルとオンライン 両方の準備が必要
スタッフや備品などリアル開催の会場準備と、オンライン配信の機材や環境の準備、その両方を行う必要があります。
運営面の準備に追われて、説明内容などコンテンツの充実度を落としてしまわないように注意しましょう。
効率的に準備を進められるよう、配信の専門的な部分は業者への依頼もご検討ください。
どんな機材が必要？
Zoom、YouTube、それとも…何を使うべき？
そもそもどんな仕組み？
こんな疑問や、つまづいた際にはぜひご相談ください。ご要望を伺いながら最適なご提案、お手伝いをさせていただきます。
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事例＜東芸のオンライン企業説明会＞
実際の開催事例として、先日行いました弊社の企業説明会をご紹介します。
2番目にご紹介した「オンライン開催」の形で行いました。
実施内容
ライブ配信、セミナー配信や動画撮影ができる都内のスタジオを拠点として、リアルタイムでの配信（生配信）を1日に2回行いました。
使用したプラットフォームはZoomウェビナーです。
当日は760名という大変多くの方が参加してくださり、オンラインで行うメリットを感じられる結果となりました！
日々配信業務をこなしている配信チームの対応とあって、話している社員を映すカメラ、スライド、紹介する映像商品など、スイッチャーを使用しスムーズに切り替えながら配信を行いました。
スライドの横には話している社員の顔（カメラ映像）も映すことで、少しでも対面に近い雰囲気で説明をさせていただきました。
また、ウェビナーの『質疑応答（Q&A）機能』を利用し随時質問を受け付けることで、参加者の皆さんからとてもたくさんのご質問をいただくことができました。
最後に質疑応答の時間を設け、届いた質問の中から時間の許す限りピックアップし、各担当者から回答しました。
設営～本番 1日の流れ
続いて、機材の設営から配信のチェック、本番までの流れをご紹介します。
当日、まずは弊社の映像配信チームと総務担当者が会場入り。
機材を設営し、映像・音声の配信チェック、スライドの確認などを進めます。
その後、社内の各部署の説明担当者も会場入りし、さらに事前確認をしていきます。
設営・チェックが完了したところで、『ランスルー』と呼ばれる全て本番通りの流れで行うリハーサルも実施。
どんなイベントでも、とにかく事前のチェック！そしてリハーサル！とても大切です。
特に配信で行うものは、映像や音声が乱れる、途切れる、聞き取りづらいなどのトラブルがあっては視聴者の満足度が大きく低下します。
内容が上手く伝わらなければ、開催者にとっても残念な結果となってしまいます。
前もって通信環境などを確認しておくことはもちろん、当日もきちんと確認をしています。
進行や説明内容、そして配信する映像・音声、最終確認ができたら本番の配信スタンバイとなります。
事前確認はもちろん、本番中も映像・音声がきちんと配信されているか、配信スタッフが常にチェックをしており、万一のことがあれば迅速に対応できる体制になっております。
説明会1回目を終え、休憩を挟んで再度2回目の配信スタンバイ～本番。
トラブルもなく、多くのご参加をいただき、無事終了となりました！
社内ではもちろん、多くの企業様からご用命をいただき全国各地で配信業務の実績がございます。
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企業説明会を開催される企業様、担当者様に向け、開催形式とメリット・デメリットのご紹介でした。
これからの開催に「配信」をご検討の際はぜひお問い合わせください。
オンラインやハイブリッド開催のご用命、どのような形が最適か迷っている…といったお悩みもお気軽にご相談ください。
安定した配信のクオリティに加え、お客様のご要望に沿ったご提案、ホスピタリティを大切にご対応させていただきます。
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