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洋服×音楽イベント【運営編】弊社主催で初開催!

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弊社バンケット部門では音響・照明・映像・演出の4つの柱で、ご披露宴やセミナー、イベント、式典など様々な場面のサポートをしております。

さらに、企画・運営も含めたイベントプロデュース事業も行っておりますので、今回は運営・音響・照明を担当した弊社主催イベントの事例をご紹介いたします。

運営・音響・照明の3回に分けて詳しくご紹介していきたいと思いますので、まずは事前準備~当日の運営編です!





洋服×音楽イベント『Encount Cruise』



弊社主催で行ったのは、2日間の洋服×音楽イベント『Encount Cruise』。

洋服-新品・古着・シルクスクリーンなどの販売と、音楽-DJによるパフォーマンスを掛け合わせたイベントで、約20店舗の洋服出店、飲食ブースもあり、ゆっくりと洋服と音楽を楽しめるマーケットフェスです。
カッコイイ洋服とカッコイイ音楽に出会い、「つながり」を生み出すというコンセプトで、今回が初開催となりました。

会場は原宿 東郷記念館の宴会場 天翔。
フード&ドリンクを会場からご提供いただき、運営・音響・照明を弊社で担当いたしました。





▽過去のイベント開催事例はこちら

<オンラインライブをプロデュース~映像編~>
<オンラインライブをプロデュース~音響・照明編~>


事前準備~当日運営

■事前準備

運営面で、まずは事前準備についてご紹介します。

  • 案内看板(受付・控室・物販等)・会場マップ・注意事項等の作成
  • Tシャツ販売にあたりSNS用写真撮影・検品・在庫管理資料の作成
  • 入場リストバンドとドリンク引き換えチケットの準備
  • 前日の会場設営


…など内容は多岐に渡ります。

案内看板は、イベント感が伝わるようなデザインに加え、イベント名の『Encount Cruise』と、開催会場の「天翔」は床が海や波をイメージしている会場であることにちなみ、 ブルーを使用することをポイントにしました。

前日から各資料の掲示、受付ブース・物販ブースの設営、そして出店者様の前日設営の立ち合いなどを行いました。

イベント内容や状況に応じて必要な準備も変わって参ります。
ご用命いただく際には、ご要望を丁寧に伺いながらご提案・サポートさせていただきます。




■イベント当日

2日間のイベント本番がスタートすると、今回の運営スタッフの主な役割は受付と物販でした。
開始前に説明、シミュレーションを実施し、受付・物販を1時間ごとに交代してスタッフ全員が両方のポジションに関わりながら運営しました。

普段ホテルやゲストハウスに勤務するスタッフをはじめ、全ての社員が社内研修や日々の業務を通して高い接客スキルを身に着けておりますので、こうしたイベントの受付や物販、ご案内など、お客様と接するシーンも安心してお任せください。


イベント2日目には、1日目に見つかった改善点を速やかに反映し、よりスムーズな運営となりました。

その結果、前日以上にお客様とのコミュニケーションをとることもでき、出展者様のご紹介でご来場くださった方のほか、「原宿に遊びに来たら楽しそうなイベントをやっていたので来ました!」というお話を聞くこともできました。

ご来場いただいた皆様、ありがとうございました!


イベントを通して会場のアピール・集客も

初開催イベントということもあり、まずは問題なくスムーズに運営することが第一。

その上で今回は、来場されるお客様はもちろん社内のスタッフや出店者様にも、会場である東郷記念館を知っていただく機会でもあったので、スタッフもイベントと会場を楽しみながら過ごしてもらえるように心がけました。

実際に、出店者様も店舗の運営をしつつ、片手にドリンク、テラスで休憩等、イベントを楽しみながら運営してくださっている印象がありました。

「とても綺麗な会場で出店できてうれしい」「テラスが開放的でいいですね」といったお声もあり、イベントを通して会場の良さもお伝えすることができました。


「新しい会場に足を運んでもらい知ってもらいたい」「こんな使い方ができます!というアピールをしたい」といった場合にもイベント開催は効果的です。
集客のお手伝いには、インフルエンサーによるPR施策や、目を引く装飾デザインなどもご提案可能ですのでお気軽にお問い合わせください。


▽集客に繋がる「照明」や「装飾」の事例はこちら

<イベント照明装飾で呼び込みのお手伝い!>

<【イチオシ情報】コンセプトに合わせた装飾でショップイベント集客をお手伝い>



2日間の開催を終えて

運営スタッフからも、「洋服×音楽」「アパレル&DJ」という普段参加したことのないイベントで新鮮な経験ができ、とても楽しかったと好評だった今回の初開催イベント。

自社でのイベント開催により多くのお客様に楽しんでいただくことができ、スタッフ自身にとっても楽しく、学びのあるものとなりました。

イベントを運営する上では、当日まで気付かなかった点が出てくることもあります。
そういった反省点は今後に活かし、1回限りではなく、継続的に行えるイベントにできたらと思っております!



お問い合わせはこちら

今回は自社開催のイベントについてご紹介しました。

弊社ではホテルイベント等をはじめ、あらゆる会場、多様なイベントに対応しております。
今回ご紹介したような企画・運営面の他、音響・照明・映像機材やオペレーションまで、一括での対応が可能です!
昨今お問い合わせの多い「オンライン配信」も多くの実績がございますので、配信イベントもお任せください。

【お問い合わせはこちら】

>>イベントプロデュース事業について詳しくはこちら


◇イベント開催に関わるご一括でのご相談はもちろん、機材レンタルのみ、配信のみといったお問い合わせも承ります。

>>音響・照明・映像オペレーション・機材レンタル


◇フォトスポットや会場内の装飾プロデュースも承っております。あわせてご興味がございましたらお気軽にご相談ください。

>>ホテルのイベント・装飾プロデュース





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